Empresas de destrucción de documentos: confidencialidad a toda prueba
La información es poder, por ello resulta fundamental que durante todo el ciclo de su vida sea correctamente gestionada en todas las fases. En la última etapa de este ciclo, se requiere de empresas de destrucción de documentos, ya que hay que tener todas las garantías de seguridad y confidencialidad necesarias para lograr un exterminio total sin inconvenientes.
Hay distintos métodos para el exterminio o el borrado de la documentación, sin embargo, la eliminación física del soporte es el más seguro y es el que recoge la norma UNE-EN-15713, la cual establece un conjunto de buenas prácticas que deben ser cumplidas por las empresas que realizan esta actividad de manera confidencial y segura.
Cuando se contrata un servicio de esta índole, es vital redactar un contrato entre las partes que contenga lo siguiente:
- Actividades
Señalar las que se deben realizar desde la recogida hasta la etapa final, pasando por el transporte y la tarea de custodia en caso de presentarse.
- Materiales
Es indispensable listar todo lo que se va a eliminar.
- Certificado
Es fundamental que la empresa esté en la capacidad de ofrecer este documento, una vez realizado el trabajo. Debe plasmarse los datos respecto al cliente, a los materiales destruidos y a los resultados del mismo.
Adicionalmente, debe suministrar algún detalle de cualquier circunstancia que pudo haber ocurrido en el proceso.
Por otro lado, es aconsejable que la instalación donde se ejecuta el proceso, disponga de medidas de seguridad adecuadas, tales como:
- Vigilancia
Como circuito cerrado de televisión, con medios de grabación. Es esencial que los vehículos para el transporte tengan sistemas de comunicación, posicionamiento por satélite y alarma.
- Personal
El encargado de la recogida, transporte y exterminio debe tener el conocimiento del proceso a realizar, además de estar plenamente identificado y suscribir un compromiso de confidencialidad.
Actualmente, se produce una gran cantidad de papeles en el hogar y la oficina, es evidente que botarlos a la basura no es la opción recomendable, debido a que existen empresas encargadas de la destrucción de los mismos, no obstante, tampoco hay que olvidar que el residuo de este material representa un aporte ecológico.